内定辞退は「できるだけ早く、誠実に」が鉄則
複数の企業から内定をもらい、入社する一社を決めた後、必ず行わなければならないのが「内定辞退」の連絡です。
「お世話になったのに、申し訳ない…」 「怒られたらどうしよう…」
といった気持ちから、連絡を先延ばしにしてしまう学生がいますが、これは絶対にNGです。 企業は、あなたが入社することを見越して、採用計画や配属先の準備を進めています。 あなたが辞退の連絡を遅らせれば、その分、企業は採用計画を練り直したり、他の候補者を追加で探したりする必要が出てきてしまい、多大な迷惑をかけることになります。
内定を辞退することは、学生の正当な権利です。しかし、そこには 「社会人としての誠実な対応」 が求められます。
入社しないと決めたら、1日でも早く、できれば電話で直接伝える。 これが、お世話になった企業への、最低限にして最高のマナーです。
なぜ「電話」がベストなのか？
メールは、相手がいつ読むか分からず、一方的な通知という印象を与えがちです。 電話であれば、あなたの声のトーンで、「申し訳ないという気持ち」 と 「感謝の気持ち」 を直接伝えることができます。
もちろん、電話は緊張するものです。しかし、その緊張感を持って、自分の口から直接伝えること自体が、あなたの誠意の表れとなります。
電話をかける前の準備
- 静かな場所を確保する
- 採用担当者の氏名、部署名を確認する
- 伝えるべき内容（辞退の意思、理由、感謝）をメモにまとめておく
- 企業の営業時間内に電話する（始業直後や終業間際、昼休みは避けるのがベター）
内定辞退の電話 例文
あなた：「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」
（担当者に代わる）
あなた：「お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。ただ今、お時間よろしいでしょうか。」
担当者：「はい、大丈夫ですよ。」
あなた：「このようなお電話を差し上げ、大変申し訳ないのですが、熟慮の末、本日は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」
担当者：「そうですか…残念です。差し支えなければ、理由をお聞かせいただけますか？」
あなた：「はい。自身の適性や将来のキャリアについて改めて考えた結果、大変恐縮ながら、別の会社とのご縁を感じ、そちらへの入社を決断いたしました。〇〇様には、選考の過程で親身に相談に乗っていただき、心から感謝しております。ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。」
担当者：「分かりました。〇〇さんのご活躍を、陰ながら応援しております。」
あなた：「ありがとうございます。それでは、失礼いたします。」
電話がつながらない場合は「メール」で
担当者が不在などで、何度か電話をかけても繋がらない場合は、メールで連絡します。 電話で連絡しようとしたが、繋がらなかった旨を一言添えると、より丁寧な印象になります。
内定辞退のメール 例文
件名：内定辞退のご連絡／氏名（〇〇大学）
本文： 株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学の〇〇です。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。
このような形で大変恐縮ですが、熟慮の末、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
自身の適性や将来について慎重に検討した結果、誠に勝手ながら、別の会社への入社を決断いたしました。
選考の過程では、〇〇様をはじめ、多くの社員の方々に大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
氏名：〇〇 〇〇 大学名：〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇@〇〇.com
まとめ
内定辞退の連絡は、気まずく、エネルギーのいることです。 しかし、あなたが社会人としての一歩を踏み出す上での、最初の「誠意の見せ所」でもあります。
将来、辞退した企業が、あなたの取引先になるかもしれません。 どこで、どんな縁が繋がるか分からないのが、ビジネスの世界です。
「立つ鳥跡を濁さず」。 お世話になった方々への感謝と敬意を忘れず、最後まで誠実な対応を心がけましょう。